Nieuwe medewerker? Zo staat de werkplek er op dag één.

Belangrijkste punten.

• Een complete werkplek bestaat uit zeven stappen: account met licentie, e-mail, rechten, laptop, meervoudige verificatie, telefoon en wachtwoordmanager.
• Meld een nieuwe medewerker minstens een week van tevoren. Een nieuwe werkplek is een P3-melding, met een reactietijd van 1 tot 5 werkdagen, afhankelijk van uw pakket.
• Met Microsoft Intune komt een laptop uit de doos klaar: de medewerker logt in en de laptop richt zichzelf in. Daarvoor is Microsoft 365 Business Premium nodig.
• Het inrichten valt onder het arbeidsloon in uw servicepakket, van 30 minuten per maand bij Solo tot 4 uur bij Groep. Licentie en laptop vallen erbuiten.
• Op de laatste werkdag trekt u de toegang dezelfde dag in. Een verwijderd account is 30 dagen te herstellen, daarna zijn mailbox en OneDrive weg.
• Dezelfde checklist werkt beide kanten op: wat u op dag één aanzet, zet u op de laatste dag weer uit.

Hoe staat de werkplek klaar op de eerste werkdag?

Door de nieuwe collega minstens een week van tevoren bij IT-Wizzard te melden. Wij maken het account aan, zetten de licentie klaar, regelen e-mail en rechten, bereiden de laptop voor via Intune en zetten de telefoon klaar. Op dag één logt de medewerker in, stelt samen met ons de meervoudige verificatie in en gaat aan het werk. Geen losse eindjes, geen laptop die nog moet komen, geen collega die drie dagen meekijkt op een ander scherm.

Herkent u het andere scenario? De nieuwe collega begint maandag, de laptop komt woensdag, de mail werkt donderdag en vrijdag blijkt de map met offertes nog dicht. Twee weken later draait alles. Dat is geen pech, dat is een ontbrekende lijst. Hieronder staat die lijst.

Wat moet er allemaal gebeuren?

Een werkplek is meer dan een laptop. Wij lopen voor elke nieuwe medewerker zeven stappen af. Het korte overzicht staat in wat IT-Wizzard regelt bij een nieuwe medewerker; hier leest u het verhaal erachter.

Account en licentie.

Alles begint met een Microsoft 365-account. De licentie bepaalt wat de medewerker kan. Business Basic geeft mail, OneDrive en Teams in de browser en op de telefoon. Business Standard voegt de volledige Office-apps op de computer toe, en Business Premium daarbovenop de beveiliging met Intune en slim toegangsbeleid. Wij kiezen de licentie die bij de functie past, niet standaard de duurste en niet standaard de goedkoopste.

E-mail en handtekening.

Het e-mailadres volgt de afspraak die u al heeft, bijvoorbeeld voornaam@uwbedrijf.nl. De handtekening krijgt dezelfde opmaak als die van de collega's. Klein werk, maar een nieuwe medewerker die de eerste week met een kale handtekening mailt, valt op bij uw klanten.

Groepen en rechten.

In SharePoint en Teams bepalen groepen wie bij welke mappen komt. Een nieuwe medewerker op de administratie heeft de facturen nodig, maar niet de personeelsdossiers. Wij zetten de medewerker in de juiste groepen, zodat de rechten kloppen vanaf de eerste dag. Rechten later weghalen gebeurt in de praktijk zelden; vooraf goed instellen wel.

De laptop.

De laptop schrijven wij in bij Microsoft Intune, het apparaatbeheer van Microsoft. Daarmee krijgt hij vanzelf schijfversleuteling, updates en de juiste apps. Hoe dat uit de doos werkt, leest u hieronder.

Meervoudige verificatie.

Meervoudige verificatie is een tweede stap naast het wachtwoord, bij voorkeur een melding in een authenticator-app op de telefoon. Die stap stellen wij samen met de medewerker in, op dag één. Zonder die tweede stap is een gelekt wachtwoord een open deur, en een nieuw account is net zo kwetsbaar als een oud account.

Telefoon.

Belt uw kantoor via onze VoIP-telefonie, dan krijgt de medewerker een toestel op het bureau of de belapp op de mobiele telefoon. Beide werken met het zakelijke nummer, dus klanten merken geen verschil.

Wachtwoordmanager.

Een wachtwoordmanager bewaart voor elke dienst een uniek, lang wachtwoord achter één hoofdwachtwoord. De nieuwe collega krijgt toegang tot de gedeelde kluis van het team en hoeft dus nooit een wachtwoord uit een gedeeld document te kopiëren. Waarom dat zo belangrijk is, leest u in één wachtwoord voor alles: de meest voorkomende oorzaak van een inbraak.

Hoe zet Intune een laptop uit de doos klaar?

Vroeger installeerde iemand een nieuwe laptop een halve dag lang: Windows instellen, programma's installeren, printer koppelen, instellingen overzetten. Met Intune gaat dat anders. Wij leggen vooraf vast welk beleid een laptop van uw bedrijf krijgt: schijfversleuteling met BitLocker, een pincode, automatische updates, de juiste apps en de mogelijkheid om op afstand te wissen bij verlies.

De nieuwe medewerker haalt de laptop uit de doos, maakt verbinding met wifi en logt in met het werkaccount. De laptop herkent dat hij bij uw bedrijf hoort en richt zichzelf in. Dat werkt ook als de medewerker thuis begint, zonder dat de laptop eerst langs kantoor hoeft. Wat Intune verder doet, en voor welke apparaten, leest u in wat Microsoft Intune is.

Eerlijk is eerlijk: hiervoor heeft u de licentie Microsoft 365 Business Premium nodig. Business Standard heeft geen Intune. Wie nog op Standard zit, kan een nieuwe laptop ook door ons laten inrichten, maar dan met de hand en zonder het automatische beleid van Intune. De monitoring uit uw servicepakket blijft gewoon werken.

Wat heeft IT-Wizzard van u nodig, en wanneer?

Niet veel, maar wel op tijd. Een nieuwe werkplek is bij ons een P3-melding: een vraag of wens, geen storing. De reactietijd daarvoor loopt van 1 werkdag bij Organisatie en Groep tot 5 werkdagen bij Solo en Duo. Daar komt de levertijd van een laptop bij. Daarom ons advies: meld een nieuwe medewerker minstens een week van tevoren.

Het handigste is een voorbeeldcollega: geef de nieuwe medewerker dezelfde rechten als de collega die hetzelfde werk doet. Dan hoeft u geen lijst met mappen op te stellen en wij hoeven niets te raden.

Wat kost een nieuwe werkplek?

Het inrichten valt onder het arbeidsloon dat in uw servicepakket zit. Dat is 30 minuten per maand bij Solo en 1 uur bij Duo, Team en Kantoor. Bedrijf heeft 2 uur, Organisatie 3 uur en Groep 4 uur per maand. Een nieuwe werkplek past daar meestal in. Gaat het werk erbovenuit, bijvoorbeeld omdat drie collega's tegelijk beginnen, dan factureren wij de extra uren apart en zeggen wij dat vooraf.

Buiten het pakket vallen de Microsoft 365-licentie en de laptop zelf. Die betaalt u los. Wilt u weten hoe de pakketten zijn opgebouwd, bekijk dan de servicepakketten.

En de laatste dag? Dan draait u de lijst om.

Dezelfde zorg verdient het vertrek. Een medewerker die weg is maar nog kan inloggen, is een open deur. Daarom trekken wij de toegang dezelfde dag in.

• Account blokkeren.
• Actieve sessies en meervoudige verificatie intrekken.
• Wachtwoorden van gedeelde diensten wijzigen.
• Laptop en telefoon innemen en wissen.
• Toegangspas, wifi en VPN intrekken. VPN is de versleutelde verbinding van buiten naar het kantoornetwerk.
• Licentie vrijgeven.

De volledige lijst staat in de checklist bij het vertrek van een medewerker.

Let daarbij op de termijn van 30 dagen. Een verwijderd account is standaard 30 dagen te herstellen, daarna zijn de mailbox en de OneDrive weg. Ook de OneDrive van een vertrokken medewerker blijft standaard 30 dagen bewaard. Draag dus binnen die tijd de mail en bestanden over aan een collega, of zorg voor een Microsoft 365 back-up die langer bewaart.

Onze gratis cybersecurity check stelt de vraag letterlijk: wordt de toegang van vertrokken medewerkers dezelfde dag ingetrokken? Niet elk kantoor kan daar ja op zeggen. Niet uit onwil, maar omdat niemand de lijst heeft.

Waarom werkt een vaste checklist beide kanten op?

Omdat elk onderdeel dat u op dag één aanzet, op de laatste dag weer uit moet. Account, licentie, rechten, laptop, telefoon, wachtwoordkluis: het is dezelfde lijst, in omgekeerde volgorde. Wie de eerste dag goed vastlegt, heeft de laatste dag al half geregeld.

Dat is ook de reden dat wij per klant dezelfde lijst gebruiken. Geen improvisatie, geen losse mailtjes, gewoon een vaste volgorde die wij aftikken en bevestigen. Werkt een deel van uw team thuis, dan geldt dezelfde lijst, met extra aandacht voor de laptop. Daarover leest u meer in veilig thuiswerken in het mkb.

Veelgestelde vragen.

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwe medewerker aanmelden?

Minstens een week. Een nieuwe werkplek is een P3-melding met een reactietijd van 1 tot 5 werkdagen, afhankelijk van uw servicepakket, en een laptop heeft levertijd. Met een week speling staat alles op de eerste werkdag klaar.

Wat kost het inrichten van een werkplek voor een nieuwe medewerker?

Het valt onder het arbeidsloon dat in uw servicepakket zit, van 30 minuten per maand bij Solo tot 4 uur per maand bij Groep. Extra uren factureren wij apart. De Microsoft 365-licentie en de laptop vallen buiten het pakket.

Kan een nieuwe medewerker thuis beginnen met een nieuwe laptop?

Ja, als de laptop via Microsoft Intune is ingeschreven. De medewerker haalt de laptop uit de doos, logt in met het werkaccount en de laptop richt zichzelf in. Daarvoor is Microsoft 365 Business Premium nodig.

Wat moet ik regelen als een medewerker vertrekt?

Trek de toegang dezelfde dag in: blokkeer het account, trek sessies en meervoudige verificatie in, wijzig gedeelde wachtwoorden en neem laptop en telefoon in. Draag de mailbox en OneDrive binnen 30 dagen over, daarna zijn ze standaard weg.

Kort samengevat.

Een werkplek op dag één is geen kunst, het is een lijst van zeven stappen en een melding een week vooraf. Dezelfde lijst, omgedraaid, sluit op de laatste dag alles weer netjes af. Begint er binnenkort iemand bij u, meld het ons dan deze week nog.

Wij regelen de werkplek van uw nieuwe collega van account tot telefoon, binnen het arbeidsloon van uw servicepakket: bekijk onze cloud services of bel 085 - 029 05 91.