Maakt Microsoft een back-up van uw Microsoft 365? Nee.

Belangrijkste punten.

• Microsoft houdt Microsoft 365 in de lucht, maar maakt geen back-up van uw gegevens. U bent zelf verantwoordelijk voor wat u bewaart en terughaalt: dat heet gedeelde verantwoordelijkheid.
• Standaard bewaart Microsoft verwijderde bestanden 93 dagen in de prullenbak en een verwijderd account 30 dagen. Verwijderde e-mail is na het legen van de map nog 14 dagen te herstellen; een beheerder kan dat tot 30 dagen zetten.
• In vier situaties bent u gegevens kwijt: te laat ontdekt, een vertrokken medewerker na 30 dagen, ransomware die via synchronisatie meekomt, en een aanvaller die bewust wist.
• OneDrive synchroniseert. Een versleuteld of verwijderd bestand is dus overal versleuteld of verwijderd. Versiegeschiedenis helpt bij losse bestanden, niet bij mail, Teams en SharePoint-structuren.
• Een echte back-up volgt de 3-2-1-regel: drie kopieën, op twee soorten opslag, waarvan één buiten de deur. Het terugzetten test u minstens een keer per jaar.
• De Microsoft 365 back-up van IT-Wizzard kost € 15 tot € 100 per maand exclusief btw, afhankelijk van uw servicepakket. Voor een kantoor met tien werkplekken is dat € 30 per maand exclusief btw.

Maakt Microsoft een back-up van uw Microsoft 365?

Nee. Microsoft zorgt dat Outlook, OneDrive, SharePoint en Teams werken en dat de servers draaien. Een back-up van uw gegevens, een aparte kopie die u terugzet naar een eerder moment, maakt Microsoft niet. Verwijderde gegevens bewaart Microsoft maar beperkt, en daarna zijn ze weg.

Veel kantoren denken dat de cloud vanzelf veilig is. Dat is begrijpelijk: de bestanden staan niet meer op een server in de kast, dus wie zou ze kwijtraken? Toch verliezen kantoren gegevens in Microsoft 365. Niet door een storing bij Microsoft, maar door een vergissing, een vertrek of een inbraak in een account.

Wat Microsoft wel doet.

Microsoft werkt met gedeelde verantwoordelijkheid. Microsoft houdt de dienst beschikbaar en zorgt dat de software werkt. Daar hoeft u niets voor te doen, en dat doet Microsoft goed.

Wat u zelf regelt.

Uw gegevens zijn uw verantwoordelijkheid. Wat u verwijdert, wat een medewerker verwijdert en wat een aanvaller met uw account doet, valt onder u. Microsoft geeft u een prullenbak en een paar bewaartermijnen. Een knop om uw hele omgeving terug te zetten naar gisterochtend geeft Microsoft niet. Het korte antwoord leest u ook in de kennisbank: maakt Microsoft een back-up van mijn Microsoft 365-gegevens?

Hoe lang bewaart Microsoft verwijderde gegevens?

Korter dan de meeste mensen denken. De termijnen hieronder zijn de standaardinstellingen volgens de documentatie van Microsoft. Een beheerder kan sommige termijnen verlengen, maar dat regelt u vooraf, niet achteraf.

• Verwijderde bestanden in OneDrive en SharePoint blijven standaard 93 dagen in de prullenbak.
• Verwijderde e-mail staat in de map Verwijderde items zolang u die niet leegt. Daarna is hij standaard nog 14 dagen te herstellen; een beheerder kan dat tot 30 dagen zetten.
• Een verwijderd account is 30 dagen te herstellen. Daarna zijn de mailbox en de OneDrive weg.
• De OneDrive van een vertrokken medewerker blijft standaard 30 dagen bewaard.

Drie maanden klinkt ruim. Maar een bestand dat u per ongeluk wist, mist u vaak pas als u het nodig heeft: bij de jaarafsluiting, bij een vraag van een klant, bij een controle. Alle termijnen staan bij elkaar in het artikel hoe lang bewaart Microsoft 365 verwijderde mail en bestanden.

In welke vier situaties bent u uw gegevens kwijt?

De schade ontstaat in uw eigen omgeving, door mensen, en komt vaak pas later aan het licht. Dit zijn de vier situaties waar het misgaat.

1. Per ongeluk verwijderd en te laat ontdekt.

Stel: een medewerker ruimt een map op in SharePoint en gooit een submap weg die nog in gebruik was. Niemand merkt het. Vier maanden later zoekt een collega het contract van een klant. De prullenbak is na 93 dagen leeg, en Microsoft heeft niets meer om terug te zetten.

2. Een vertrokken medewerker, na 30 dagen.

Een collega gaat uit dienst, u verwijdert het account en iedereen gaat verder. Na 30 dagen zijn de mailbox en de OneDrive weg. Dan blijkt dat de offertes van het afgelopen jaar alleen in die OneDrive stonden. Een overdracht binnen 30 dagen voorkomt dit, maar in een drukke periode schiet die er makkelijk bij in.

3. Ransomware die via synchronisatie meekomt.

Ransomware is gijzelsoftware die bestanden versleutelt en losgeld vraagt. Komt die op een laptop terecht die met OneDrive of SharePoint synchroniseert, dan gaan de versleutelde bestanden gewoon mee naar de cloud. Synchronisatie doet precies wat hij belooft: hij maakt alles overal gelijk, ook de schade. Hoe een aanval verloopt en wat u in de eerste uren doet, leest u in ons blog over ransomware in het mkb.

4. Een aanvaller in het account die bewust wist.

Wie met een gelekt wachtwoord zonder meervoudige verificatie (een tweede stap naast het wachtwoord) in een account komt, kan alles wat die medewerker kan. Ook verwijderen. Bewust wissen door een aanvaller, of door een boze medewerker, is na de bewaartermijn definitief. Microsoft maakt geen onderscheid tussen een bedoelde en een onbedoelde verwijdering.

Waarom is OneDrive geen back-up?

OneDrive synchroniseert. Het houdt de bestanden op uw laptop en in de cloud gelijk, in beide richtingen. Dat is handig om overal bij uw werk te kunnen, maar het betekent ook: een verwijderd bestand is overal verwijderd, een versleuteld bestand is overal versleuteld.

Versiegeschiedenis helpt een beetje. Van een los Word-document haalt u een eerdere versie terug. Maar versiegeschiedenis werkt niet voor uw mail, niet voor Teams en niet voor de structuur van een SharePoint-site. Een weggegooide map met honderd bestanden zet u er niet mee terug.

Een echte back-up volgt de 3-2-1-regel: drie kopieën van uw gegevens, op twee soorten opslag, waarvan één buiten de deur en het liefst niet permanent verbonden. En u test het terugzetten minstens een keer per jaar, want een back-up die nooit is getest, is een aanname, geen zekerheid. Onze gratis cybersecurity check vraagt daar niet voor niets naar.

Wat doet een echte back-up wel?

Een back-up maakt een aparte kopie van uw e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams en bewaart die los van de prullenbak en de termijnen van Microsoft. Kwijt u iets, dan zet u terug: een los bestand, een mailbox of een hele OneDrive, van een moment vóór de schade. De tabel hieronder zet de verschillen naast elkaar.

Wat kost een Microsoft 365 back-up bij IT-Wizzard?

De Microsoft 365 back-up is een uitbreiding op onze servicepakketten. De prijs is € 15 tot € 100 per maand exclusief btw, afhankelijk van het pakket en dus van het aantal accounts. De prijs per pakket staat in het artikel wat kost een Microsoft 365 back-up.

Een rekenvoorbeeld. Een kantoor met vier werkplekken kiest het pakket Team voor € 85 per maand en neemt de Microsoft 365 back-up erbij voor € 25. Samen € 110 per maand exclusief btw, voor het beheer van tot vijf devices en een kopie van de mail en bestanden van vijf accounts. Terugzetten gaat op afroep: u belt, wij zetten terug.

De back-up is één kant van het verhaal. De andere kant is voorkomen dat iemand in uw account komt: meervoudige verificatie en slim toegangsbeleid, toegang op basis van locatie, apparaat en rol. Welke licentie u daarvoor nodig heeft, leest u in ons blog over Business Basic, Standard en Premium. Wat wij in de cloud voor u regelen, staat op de pagina cloud services.

Veelgestelde vragen.

Maakt Microsoft zelf een back-up van OneDrive en SharePoint?

Nee. Microsoft bewaart verwijderde bestanden standaard 93 dagen in de prullenbak en houdt van losse bestanden een versiegeschiedenis bij. Een aparte kopie die u terugzet naar een moment naar keuze, maakt Microsoft niet. Daarvoor heeft u een aanvullende back-up nodig.

Is OneDrive een back-up?

Nee, OneDrive is synchronisatie. Het houdt de bestanden op uw laptop en in de cloud gelijk. Wist u een bestand op uw laptop, of versleutelt ransomware het, dan gebeurt dat ook in de cloud. Een back-up is een aparte kopie die niet meebeweegt met die wijzigingen.

Hoe lang kan ik verwijderde e-mail in Microsoft 365 terughalen?

Verwijderde e-mail staat in de map Verwijderde items zolang u die niet leegt. Daarna is de mail standaard nog 14 dagen te herstellen; een beheerder kan die termijn tot 30 dagen zetten. Na die termijn is de mail weg, tenzij u een eigen back-up heeft.

Wat kost een back-up van Microsoft 365 voor een klein bedrijf?

Bij IT-Wizzard kost de Microsoft 365 back-up € 15 per maand exclusief btw voor een zzp'er met één account en € 30 per maand exclusief btw voor een kantoor met tien accounts. De back-up is een uitbreiding op een servicepakket en dekt e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams.

Kort samengevat: regel uw eigen kopie.

Microsoft houdt uw omgeving in de lucht en bewaart verwijderde gegevens standaard 93, 30 of 14 dagen; daarna is het aan u. Een aanvullende back-up van e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams kost bij IT-Wizzard € 15 tot € 100 per maand exclusief btw, en het terugzetten test u een keer per jaar. Geen gedoe, gewoon goed geregeld.

Voeg de Microsoft 365 back-up toe aan uw servicepakket vanaf € 15 per maand exclusief btw: bekijk de servicepakketten en uitbreidingen of bel 085 - 029 05 91.